Hoạt động họp mặt được xem là hoạt động thường niên của một tổ chức hay tập thể nào đó. Có thể là một lớp học hoặc một doanh nghiệp. Vào những ngày lễ tết hay hợp nhất một ngày hàng năm, họ thường tổ chức họp hành để các thành viên tập kết và tâm tình cùng nhau. Có thể kèm theo tiệc ăn uống nhẹ hay các tiết mục văn nghệ.

Xem thêm: [replacer_a]

Những năm gần đây xu hướng tổ chức sự kiện họp mặt dần trở thành phổ thông và được nhiều người chú trọng. Dưới đây là chỉ dẫn các bước tổ chức sự kiện họp mặt bạn hãy tham khảo nhé!
Để tổ chức sự kiện gặp mặt cần có một ban tổ chức gồm nhiều thành viên. Các thành viên trong nhóm đòi hỏi có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để cắt cử công việc (Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích lăng xê....).

Các bước chuẩn bị
- Bạn hãy Đảm bảo một hàng ngũ nhân sự chuyên nghiệp cho khâu chuẩn bị và tổ chức nhé. Chuẩn bị cho mình một hàng ngũ đầy nhiệt huyết và tận tình tận tâm. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan trọng sẽ dễ dàng hơn.
- Chuẩn bị ngân sách bằng cách lên dự trù kinh phí cho sự kiện. Càng cụ thể, càng áp càng tốt
- Chuẩn bị ý tưởng và chủ đề xuyên suốt sự kiện
- Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện
- Chuẩn bị bảng thời gian chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện
- bảo đảm về thông báo kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự hợp tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn lưu loát hơn.

Các bước thực hiện :
- Thống nhất thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện để thông tin để khách mời và quan khách tham gia. Đồng thời bạn cũng cần phải chốt tên và chủ đề, concept của sự kiện
- hợp nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.
- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để nghĩ suy trao đổi về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm thích hợp nhất để bàn bạc kế hoạch hoạt động.
- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp đặt các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp xếp họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.
- bảo đảm về việc cập nhật mọi nguồn thông báo liên tưởng đến sự kiện.
- tầm nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.

Xem thêm: [replacer_a]

- Quảng bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông tin, phát lăng xê, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, giao thông điện thọai, thư nhóm điện tử...
- Việc Đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan yếu. Những vấn đề về tính toán không tốt, tội lỗi về bàn bạc thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.
- bảo đảm nhóm không có vấn đề nội bộ nảy sinh : giao thông trực tính với các nhóm trưởng, các thành viên và tự nguyện viên