Vào những ngày cuối năm, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. nè tiệc tất niên, tổng kết công ty, khen thưởng nhân viên,… Nó giống như một hoạt động thường niên và chẳng thể nào thiếu của doanh nghiệp. Để tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoặc tự tổ chức. Đối với một số doanh nghiệp tự tổ chức, điều khiến họ lo lắng nhất đó chính là quy trình. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên luôn thắc mắc phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý. Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: [replacer_a]

Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 thời đoạn. Trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động cụ thể trong từng thời đoạn như sau:

Trước sự kiện:

- giao hội nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- lóng địa điểm tổ chức sự kiện sao cho thích hợp và thuận lợi cho người tham dự
- Liên hệ các dịch vụ liên tưởng như thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, các vũ đoàn nhảy múa để tổ chức các tiết mục văn nghệ.
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Tổ chức công tác truyền thông, marketing cho sự kiện
- xếp đặt mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…

Trong bất cứ sự kiện nào, nhiệm vụ của người quản lý là quan yếu nhất. Đây chính là người bao quát bít tất các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sự kiện có nhiệm vụ cắt cử công việc, quy định hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu nghĩa vụ điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ bảo đảm sự kiện diễn ra đúng dự trù, làm ưng ý người tham gia lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện
Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có bổn phận quét dọn các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng để bàn giao cho bên thứ 3. song song thu vén khu vực tổ chức để trả lại không gian cho người chủ.

Xem thêm: [replacer_a]

Đánh giá kết quả sự kiện

Sau khi hoàn tất bít tất các công việc của sự kiện, người quản lý sự kiện có trách nhiệm tổng kết kết quả của sự kiện. Làm bẩm gửi lên cấp trên để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. song song tính lương cho nhân sự dự hỗ trợ và thực thi sự kiện.